"Durch den Einsatz von RPA können Unternehmen nicht nur Geld sparen und die Prozessproduktivität steigern, sondern auch die Zeit und das Potenzial ihrer Mitarbeiter besser nutzen"
Die RPA-Technologie zur Prozessautomatisierung war lange Zeit großen Unternehmen vorbehalten, doch durch die immer schneller voranschreitende Digitalisierung ist sie nun auch für kleinere und mittlere Unternehmen zugänglich.
Theoretisch können alle Aufgaben und Prozesse automatisiert werden, aber ein wichtiger Schritt ist die Durchführung einer robusten Analyse und die Identifizierung derjenigen Prozesse, deren Optimierung das größte Potenzial für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bietet. Andrew Dickson sagt, dass nach der Erfahrung der Fachleute von Grant Thornton Advisory die Rückgabe der Investition bei RPA sehr kurz ist, gewöhnlich schon in 6-9 Monaten.
Warum ist Robotic Process Automation, also RPA, derzeit für Unternehmen interessant und welche Vorteile sind davon zu erwarten?
In jedem Unternehmen gibt es Tätigkeiten, die sich wiederholen und die automatisiert werden können. Menschliche Mitarbeiter sollten keine monotone und uninteressante Arbeit verrichten, indem sie Daten zwischen Systemen neu eingeben oder sich mit mehreren Datenquellen herumschlagen. Die RPA-Softwaretechnologie führt diese Aufgaben perfekt aus. Der Vorteil von Software ist in diesem Fall, dass sie die Prozesse um vielmehr schneller und unterbrochen erledigt. Die Software wird nicht müde, also macht sie auch keine Fehler. Entscheidet sich ein Unternehmen, diese Tätigkeiten durch RPA-Technologie zu ersetzen, steigert es letztlich seine Effizienz, verbessert die Qualität und setzt Personalkapazitäten für andere, wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten frei.
Welche Tätigkeiten könnten Unternehmen durch ein robotergestütztes RPA-System ersetzen?
Eine typische Tätigkeit, die sich für die Automatisierung eignet, ist die Verwaltung von Kundendaten in verschiedenen Unternehmenssystemen wie CRM und ERP. RPA kann auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) übernehmen und diese im Buchhaltungssystem verbuchen, mit Bestellungen abgleichen und den Vorgang von Zahlungsfreigaben verfolgen. Ein weiterer Bereich, den RPA komplett übernehmen kann, ist die Abstimmung und das Reporting. Unternehmen überprüfen den Fortschritt von Projekten durch Datenberichte von mehreren beteiligten Teams. RPA kann den Abgleich und die Berichterstattung von Daten aus mehreren Quellen überwachen, erforderliche Prüfungen durchführen und Ausnahmen zur Überprüfung durch das Management melden. Und nicht zuletzt kann RPA als "Bot" fungieren, der offene oder abonnierte Datenbanken und das Internet durchsuchen kann, um das Unternehmen mit Business Intelligence zu unterstützen.
RPA kann dem Unternehmen die Arbeit bei der Rekrutierung abnehmen...
Wenn offene Stellen ausgeschrieben werden, erhalten Unternehmen oft Lebensläufe in großen Mengen und unterschiedlicher Qualität. Personalverantwortliche müssen viel Aufwand in die erste Sichtung der Unterlagen und die Auswahl der Bewerbungen stecken. Mit RPA ist das nicht nötig. Die Technologie kann Lebensläufe identifizieren, vordefinierte E-Mails oder Textantworten an Bewerber senden. Sie kann sogar definierte Informationen aus den gesendeten Dokumenten extrahieren und für das Management zusammenfassen. Auf diese Weise kommt das Unternehmen viel schneller zur eigentlichen Auswahl, ohne sich mit unnötiger Administration zu belasten.
Es gibt eine ganze Reihe von Anwendungsgebieten für RPA, empfehlen Sie Unternehmen aufgrund Ihrer Erfahrung einen flächendeckenden Einsatz oder eher einen schrittweisen Prozess?
Der große Vorteil von RPA ist, dass es sich um ein leicht skalierbares Automatisierungstool handelt. Deshalb empfehlen wir Unternehmen, mit einem, maximal zwei Prozessen zu beginnen, und wenn sich die Veränderung bewährt hat, kann sie nahtlos auf andere Tätigkeiten ausgeweitet werden. Auf diese Weise können auch kleine und mittelständische Unternehmen ihren RPA-Einsatz so planen, dass sie möglichst bald in den Genuss von schnelleren und kostengünstigeren Prozessen kommen.
Wie kann Grant Thornton Advisory Firmen beim RPA-Einsatz helfen?
Meine Kollegen und ich bei Grant Thornton beschäftigen uns schon lange mit der Analyse und Optimierung von Prozessen in Unternehmen. Wir sind in der Lage, Kunden zu beraten, welche Prozesse sofort effektiv automatisiert werden können und welche zuerst optimiert und dann in den automatisierten Modus "geflippt" werden müssen. Unsere RPA-Projektmethodik besteht aus sechs integrierten Schritten. Im ersten (Discover) schauen wir uns die bestehenden Prozesse an und entwerfen einen Business Case mit definierten TO-BE-Zielen bei der Automatisierung dieser Prozesse. Anschließend entwickeln wir die Softwarelösung mit unseren IT-Partnern von Continuity IT, die über mehrjährige technische Erfahrung mit RPA in Unternehmen aller Größenordnungen in der Slowakei und Tschechien verfügen. Vor dem Einsatz im Live-Betrieb führen wir eine Reihe von Tests durch, um sicherzustellen, dass die Automatisierung genau wie geplant funktioniert. Natürlich endet unsere Tätigkeit nicht mit der Einführung von RPA selbst. Im Gegenteil, wir unterstützen den Kunden und kümmern uns um alle Änderungen. Wir können den gesamten Prozess für den Kunden in etwa 8 Wochen abschließen.
Worin sehen Sie die größten Stärken von Grant Thornton Advisory bei der Konzeption und Implementierung des RPA?
Als Unternehmensberater arbeiten wir seit mehreren Jahren mit unseren Kunden daran, ihre Prozesse schneller, genauer und belastbarer zu machen. Dabei greifen wir nicht nur auf Erfahrungen aus dem slowakischen Markt, sondern auch aus Österreich und anderen europäischen Ländern zurück. Gleichzeitig haben wir Zugriff auf das Know-how des weltweiten Beratungsnetzwerks von Grant Thornton.
Unser Vorteil ist auch der Einsatz des RPA-Tools Microsoft Power Automate. Es ist Teil der Office-Suite Microsoft 365, was es erschwinglich und flexibel in Bezug auf Lizenzkosten und Verpflichtungen macht. Ich glaube, dass Grant Thornton das einzige RPA Beratungsunternehmen ist, das auf diese Weise arbeitet.
IT-Veränderungen sind in Unternehmen tendenziell schwierig, aber der Einsatz von RPA ist deutlich einfacher. Und warum?
RPA ist inzwischen eine zertifizierte Technologie zur Schaffung zusätzlicher Kapazitäten und zur Freisetzung von Mitarbeitern für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung. Im Gegensatz zu anderen IT-Änderungen ist sie systemagnostisch, d. h. sie funktioniert über Unternehmensplattformen hinweg und erfordert keine Systemintegration. Dies macht RPA nicht nur für Großunternehmen, sondern mittlerweile für Unternehmen aller Größenordnungen zugänglich. Auch wir bei Grant Thornton setzen RPA schon seit längerem ein, um ausgewählte Steuerprozesse zu automatisieren.
Mit welchen Kosten sollten Unternehmen bei der Einführung automatisierter Prozesse rechnen und wie hoch ist die Amortisation?
Nach einer Machbarkeitsprüfung geeigneter Prozesse können wir die Effektivität der Automatisierung in Bezug auf Zeitersparnis, Fehlerbeseitigung und Produktivitätssteigerung sehr genau berechnen und mit dem aktuellen Prozess vergleichen. So können wir die Einsparungen und die erzielten Effizienzgewinne genau planen. Nach unserer Erfahrung beträgt der typische ROI (Return on Investment) bei RPA-Projekten 6 bis 9 Monate. Das ist eine wirklich schnelle Amortisation aufgrund der relativ geringen Projektkosten von RPA im Vergleich zu anderen IT-Veränderungen.
Worauf möchten Sie die Unternehmen besonders hinweisen, die aufgrund dieses Gesprächs ebenfalls in Erwägung ziehen, sich mit einem Auftrag zum Einsatz von RPA an Grant Thornton zu wenden?
Wir sehen manchmal, dass Unternehmen versuchen, durch den Einsatz von RPA Mitarbeiter zu ersetzen und ihren gesamten Personalbestand zu reduzieren. Nach unserer Erfahrung ist ein solches Ziel jedoch nicht richtig. RPA sollte niemals eingesetzt werden, um Mitarbeiter zu ersetzen, sondern im Gegenteil, um sie zu unterstützen und ihnen zu helfen, ihr eigenes Potenzial besser auszuschöpfen. Wenn ein Mitarbeiter erfahrungsgemäß in der Lage ist, von repetitiven, geringwertigen Tätigkeiten zu kreativerem und selbstständigem Arbeiten überzugehen, erhält das Unternehmen einen deutlichen Mehrwert und spart gleichzeitig Kosten.